Comment faire un cahier des charges ?
La rédaction d’un cahier des charges est une étape cruciale. Que ce soit pour la création, la modernisation d’un site web ou encore la mise en place d’une campagne SEA, pour toute réalisation de projet. En l’établissant avec la collaboration d’une agence web par exemple, vous augmentez vos chances d’obtenir un site efficace et visible vous permettant ainsi de mieux générer des leads. Il est donc évident que plus votre cahier des charges sera précis, plus les résultats seront satisfaisants.
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Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges est un document regroupant : contexte, besoins, fonctions, exigences et spécificités d’un projet.
Ses fonctions
Il représente la solution d’un projet et peut être aussi bien utilisé en interne qu’en externe, car il regroupe l’ensemble des parties prenantes. En plus d’être le lien entre les acteurs, le cahier des charges a également pour rôle de délimiter les conditions de sa réalisation.
Ses fonctions sont donc multiples et en voici un échantillon :
- Définition des objectifs ;
- Précision du contexte ;
- Énumération des intervenants internes et externes ;
- Répartition des tâches attribuées à chaque intervenant.
Ses formes
Le cahier des charges est un support de travail revêtant souvent un aspect contractuel et pouvant être utile en cas de problème. Il n’existe pas de format fixe pour un cahier des charges, car il s’adapte à chaque projet. Cependant, la distinction entre un cahier des charges technique et un cahier des charges fonctionnel existe.
Le cahier des charges technique, qui peut être une partie d’un cahier des charges général, recense les contraintes économiques, environnementales ou encore matérielles. Le cahier des charges fonctionnel se concentrera davantage sur les besoins généraux des acteurs :
- Prestations à réaliser ;
- Situation future souhaitée ;
- Organisation des missions.
Présenter le projet
Introduire votre entreprise est un excellent moyen pour que le prestataire saisisse au mieux vos besoins et vos attentes. Il s’agit de :
- Décrire brièvement son histoire, sa taille et son fonctionnement ;
- Présenter votre marque et votre secteur d’activité ;
- Vous positionner par rapport à la concurrence.
Si vous avez déjà eu des projets similaires, il est pertinent d’en préciser les résultats en exprimant votre ressenti à son égard et vos raisons d’un changement. Fournir des données chiffrées se révélera utile à toutes les parties prenantes.
Lister les besoins et les objectifs avec votre cahier des charges
Commencez par identifier les acteurs internes et externes du projet, en indiquant si possible les coordonnées et rôles de chacun. Définissez ensuite vos objectifs : quelles sont les causes du projet et quelles réponses doit-il apporter ? Utilisez la méthode SMART si cette étape semble difficile. De plus, choisissez des indicateurs pour mesurer, à terme, les résultats obtenus et donnez-en vos attentes avec une estimation.
Il faut également veiller à identifier les besoins de votre entreprise, mais aussi ceux des bénéficiaires de la réalisation du projet : les clients. Entre l’entreprise et le prestataire : pourquoi faites-vous appel à un tiers pour externaliser cette mission ? Quant à votre cible : à quelle demande répondez-vous et en quoi votre projet, s’il est réalisé, les satisfera-t-il ?
Comprendre et anticiper les spécificités du projet
Parce qu’elles sont propres à chaque projet, les spécificités et contraintes doivent être exprimées de manière précise, exhaustive, quantifiable et vérifiable. Elles peuvent être d’ordre technique ou administratif, mais pas seulement.
Techniques
Il s’agit là d’estimer, d’un point de vue technique, les contraintes que peut comprendre votre projet, c’est-à-dire des menaces d’incident pendant la réalisation du projet dont les conséquences sont imprévisibles. Pensez donc à bien anticiper les difficultés pour éviter tout contretemps :
- Transfert de données ;
- CRM préexistant ;
- Solution de paiement, etc.
Administratives
Les contraintes administratives sont également à déterminer pour éviter tout litige. Regroupez les documents administratifs relatifs au projet en présentant notamment :
- Les clauses du cahier des charges ;
- L’éventuelle réglementation applicable ;
- Les attestations de propriété ;
- Le détail des coûts.
Définir le budget et les délais
Enfin, établissez un planning et fixez une deadline, autrement dit un jour précis auquel vous prévoyez l’aboutissement du projet. Ce jour n’est pas immuable et pourra toujours être modifié en cours de projet.
Indiquez également un budget prévisionnel. De même, au fil de la réalisation du projet, il est judicieux de considérer qu’il faudra allouer plus de ressources ou renoncer à certains besoins. Soyez simplement réaliste au moment de la rédaction du cahier des charges.
L’une des étapes cruciale pour atttirer plus de prospects et faire grandir la notoriété de son entreprise c’est la création ou la refonte de son siteweb
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